ARTICLE I : OBJECTIFS
L’association (IABERD) est une association scientifique, établie dans l’intérêt du public pour promouvoir la recherche, le développement et l’éducation pour la dosimétrie biologique et la résonance paramagnétique électronique (RPE) appliquées aux rayonnements ionisants.
IABERD est une association sans but lucratif.
Le but de IABERD est de stimuler et coordonner des études internationales sur les effets des rayonnements ionisants sur la dosimétrie biologique et la résonance paramagnétique électronique, avec deux objectifs principaux :
• Concevoir et organiser des cours et des réunions sur des sujets reliés à ces domaines ;
• Favoriser la diffusion et l’échange d’informations parmi des personnes intéressées à ces domaines.

ARTICLE II : LOCALISATION
Le siège social de IABERD est situé au domicile du Président de l’Association.

ARTICLE III : ORGANES
L’association se compose des trois organes suivants :
• L’Assemblée ;
• Le Conseil d’Administration ;
• Le Conseil Scientifique ;

ARTICLE IV : L’ASSEMBLÉE
L’Assemblée est l’organe suprême de l’association, composée de tous les membres de l’association. L’Assemblée prend les décisions suivantes :
• Approbation du compte rendu des réunions de l’Assemblée;
• Élection des membres du Conseil scientifique pour une période de six ans, remplacés par moitié ;
• Approbation du bilan annuel des activités de l’association ;
• Approbation des comptes financiers annuels ;
• Définition des futurs objectifs ;
• Modification des taux de souscription ;
• Modifications des statuts ;
• Dissolution de l’association.
Une réunion ordinaire de l’Assemblée a lieu tous les deux ans, en principe à l’occasion d’une réunion scientifique de l’association. Pour introduire dans l’ordre du jour un sujet à traiter ou proposer une nomination au Conseil scientifique, la demande doit être soumise au conseil d’administration par écrit au moins un mois avant la future réunion de l’Assemblée.
Des réunions extraordinaires de l’Assemblée peuvent être convoquées n’importe quand à l’initiative du conseil d’administration, ou doivent être organisées sous deux mois par le conseil d’administration, si au moins un cinquième des membres de l’association le demandent par écrit.
Le conseil d’administration peut modifier à tout moment l’ordre du jour des réunions, mais pas pendant les quinze jours précédant l’Assemblée. Le conseil d’administration informe (avec un ordre du jour) tous les membres de l’Assemblée, au moins quinze jours avant la future réunion.
L’Assemblée ne peut prendre de décision sur des sujets qui ne sont pas à l’ordre du jour. À moins qu’autrement précisé par ces statuts, tout sujet proposé par le Conseil est voté à la majorité simple des membres présents lors de l’Assemblée. Seuls les membres qui sont en situation régulière (frais d’adhésion payés) sont autorisés à voter. Les membres ordinaires, les membres des conseils et les membres honorifiques ont droit chacun à une voix.

ARTICLE V : CONSEIL D’ADMINISTRATION
Soumis à l’Assemblée, le conseil d’administration est chargé de la gestion de l’association. Le conseil d’administration est formé de quatre administrateurs qui agissent en tant que président, vice-président, secrétaire, et trésorier. Ils sont proposés à l’Assemblée parmi les membres du Conseil scientifique. Ils sont tous élus par l’Assemblée Générale sur des durées définies comme la période entre deux conférences EPRBioDose. Le Président et le Vice-Président sont élus sur un maximum de deux périodes. A la fin du mandat du Président, le Vice-Président devient Président et un nouveau Vice-Président est élu par l’Assemblée Générale sur la proposition du Conseil d’Administration. En cas de démission du Président, le Vice-Président devient automatiquement Président jusqu’à la fin de la période concernée, suivie par un maximum de deux périodes supplémentaires. Le trésorier et le Secrétaire doivent être reconfirmés dans leurs fonctions toutes les deux périodes par l’Assemblée Générale, mais il n’y a pas de limite aux mandats du Trésorier et du Secrétaire. L’Association ayant été créée sous la Loi Française des Associations à but non lucratif (Loi 1901), le Conseil d’Administration doit inclure un administrateur français. Si nécessaire, cela pourra être un Officier Administratif supplémentaire choisi parmi le Conseil Scientifique.
Le conseil d’administration prend des décisions à la majorité simple, avec un minimum de trois voix. La voix du président prévaut en cas d’égalité des voix. Le conseil d’administration est autorisé à agir au nom de l’association et peut conclure des contrats dans l’inter-période entre deux réunions de l’association.

Le conseil d’administration est responsable pour:
• les affaires courantes de l’association ;
• représenter l’association auprès de tiers ;
• coordonner les activités de l’association et assurer leur développement ;
• convoquer les Assemblées ;
• prendre des décisions relatives à l’admission, à la démission ou à l’exclusion de certains des membres de l’association ;
• s’assurer du respect des présents statuts;
• administrer les biens de l’association ;
• engager des salariés au nom de l’association sous la surveillance directe du conseil d’administration pendant une période définie.
Le président dirige l’association et est responsable de son orientation.
Le trésorier est responsable de la gestion financière et de l’état des comptes.

ARTICLE VI : LE CONSEIL SCIENTIFIQUE
L’Assemblée élit par période de trois ans un Conseil scientifique, constitué d’au moins 8 membres et jusqu’à 20 membres. Le Conseil scientifique est composé des membres de IABERD, reconnus pour leurs compétences dans les domaines scientifiques de l’association. L’appartenance au Conseil scientifique doit être dynamique en remplaçant 1/3 des membres à chaque terme. Pour la première fois, le remplacement est soit volontaire, soit déterminé par tirage au sort. Avant chaque conférence EPRBioDose, une information sur le renouvellement du Conseil Scientifique est envoyée à l’Assemblée Générale. Les nouveaux membres sont sélectionnés à partir des candidatures soumises au Président. Les candidatures sont proposées à l’Assemblée Générale par le conseil d’administration sur proposition du Conseil scientifique. L’Assemblée Générale doit valider la sélection des nouveaux membres. Les nouveaux membres du Conseil scientifique sont choisis parmi les membres en activité de telle façon que l’équilibre du Conseil scientifique soit préservé. Le choix est soumis pour vote à la prochaine réunion de l’Assemblée. De droit, les membres du conseil d’administration font partie de ce Conseil. Les dirigeants de l’association sont des membres ex officio (sans vote) du Conseil scientifique.

La composition du Conseil scientifique doit obéir aux règles suivantes :
1. Représentation internationale de toutes les parties du monde ayant des activités significatives dans les domaines de l’association ;
2. Représentation équilibrée des différentes tendances scientifiques de l’association, c.-à-d. au moins 30% de spécialistes en matière de dosimétrie biologique et 30% de spécialistes en matière de RPE ;
3. Représentation appropriée de sous-domaines spécifiques de l’expertise scientifique de l’association ;
4. Représentation d’organismes nationaux/internationaux
5. Répartition équilibrée en fonction du sexe
6. Répartition équilibrée de scientifiques juniors et seniors (sous la condition renouvelée d’excellentes références scientifiques).

ARTICLE VII : ADHÉSION
L’association se compose de membres ordinaires, de personnes morales et de membres honorifiques, qui peuvent être des particuliers, des membres de société ou d’organisations intéressées à partager les objectifs de l’association. La demande d’adhésion à l’association est soumise à l’approbation du conseil d’administration.
Des frais annuels d’adhésion sont payés par les membres ordinaires et personnes morales (les membres honorifiques sont exemptés).
N’importe quel membre est libre de se retirer de l’association lors d’une Assemblée sous réserve que la notification de cette démission ait été communiquée au président ou au secrétaire par écrit au moins un mois avant l’Assemblée.
Le Conseil d’Administration peut annuler une adhésion si un membre rompt ses devoirs envers l’association, est injurieux envers l’association ou ne paye pas sa cotisation après qu’un rappel lui ait été envoyé par écrit. Le membre concerné peut faire appel de la décision devant l’Assemblée, dont le jugement est définitif.

ARTICLE VIII : RÉUNIONS DE L’ASSOCIATION

A – GENERALITES
Une réunion scientifique de l’association est normalement organisée tous les deux ou trois ans en un lieu recommandé par le Conseil scientifique. Les réunions scientifiques sont également ouvertes aux non-membres de l’association. Les réunions scientifiques de l’association doivent faciliter la présentation de communications originales, de démonstrations et de colloques. L’association peut également organiser des réunions d’intérêt général, pas nécessairement scientifiques, mais en accord avec les objectifs de l’association.
En accord avec le conseil d’administration de IABERD, la réunion scientifique ou la réunion d’intérêt plus général peuvent être organisées par un comité d’organisation local en collaboration et sous la surveillance du conseil d’administration de IABERD. Les détails de l’organisation sont sous la responsabilité du comité local, en accord avec le conseil d’administration. Les arrangements financiers de la réunion scientifique ou d’intérêt général sont également sous la responsabilité du comité local d’organisation.

B – SOUTIEN DE LA RÉUNION SCIENTIFIQUE
IABERD se comporte seulement et exclusivement comme une organisation à but non lucratif avec l’objectif de promouvoir, d’aider l’organisation, et d’assurer la pérennité du meeting scientifique de l’association.

L’association réalise ces objectifs en :
• Assurant la sécurité financière de la réunion scientifique en fixant des limites préalables à une éventuelle perte financière au décours de l’organisation de la réunion scientifique,
• Choisissant le lieu de chaque réunion scientifique,
• Fournissant une mise de fonds et un soutien financier en cas de demande du Comité d’organisation local,
• Fournissant une aide additionnelle, dans la mesure du possible, à la demande du Comité d’organisation local,
• Choisissant ou approuvant les membres du Conseil scientifique pour chaque réunion scientifique et
• Choisissant ou approuvant le mode de publication, les vérificateurs et éditeurs invités pour les Actes de chaque réunion scientifique.

C – LIEU DE LA RÉUNION SCIENTIFIQUE
1. Propositions
(1) les critères à considérer par IABERD dans le choix incluent l’endroit proposé pour la réunion scientifique, les aspects économiques de la participation, une organisation locale appropriée, et le budget proposé. Il est souhaitable que la participation potentielle à la réunion scientifique soit élargie et que, pour le long terme, la réunion scientifique soit organisée dans les différentes régions du monde où des travaux significatifs sont conduits dans les domaines de la dosimétrie biologique et de la RPE.
(2) dans tous les cas, une proposition formelle sur le lieu de la prochaine réunion scientifique doit être communiquée sous forme écrite au président de IABERD.
La proposition doit répondre aux critères définis ci-dessus et doit être soumise au président de IABERD pour la prochaine Assemblée une fois sa date annoncée. Si demandé, un représentant du comité local d’organisation peut soumettre une présentation orale de la proposition au Conseil scientifique de IABERD. Si, selon le jugement de IABERD, aucune proposition scientifique adéquate n’est reçue, IABERD se réserve le droit de solliciter des propositions spécifiques.
(3) IABERD se réserve le droit de demander des précisions sur des points spécifiques, pour chaque proposition.

2. Choix
(1) la sélection de la proposition lauréate pour la prochaine réunion scientifique est effectué par le Conseil scientifique de IABERD en attendant la prochaine Assemblée générale.
(2) si aucune proposition n’est soumise ou sélectionnée pour le prochain congrès, le lieu du prochain rendez-vous scientifique est choisi par le Conseil scientifique d’IABERD en attendant la prochaine Assemblée Générale.

D – PUBLICATION DES ACTES
1. Offre des éditeurs
Des demandes aux éditeurs d’offrir un support pour la publication des Actes de chaque réunion scientifique seront faites lors de la première réunion conjointe du Conseil scientifique d’IABERD et du Comité local d’organisation. Les offres reçues sans avoir été sollicitées seront également considérées.

Les points à examiner doivent inclure :
• Coût de la publication, y compris l’expédition ;
• Calendrier de la publication ;
• Coût et calendrier pour la publication du recueil de résumés du Congrès ;
• Quota de pages autorisés et frais supplémentaires en cas de dépassement du quota ;
• Longueurs des papiers des orateurs invités et des autres contributeurs ;
• Nombre minimum de copies des Actes à fournir aux organisateurs du Congrès ;
• Nombre de copies gratuites ;
• Détail du contenu des Actes, incluant les orateurs invités et autres contributeurs, l’éditorial, l’index des noms des auteurs, la liste des participants, la table des matières, les rapports des Assemblées, etc. ;
• Détail des procédures de correction et de publication.

2. Choix de la publication
Le choix de la publication et du média seront effectués au cours de la première réunion conjointe du Conseil scientifique d’IABERD et du Comité local d’organisation. Seront exclus de la sélection les membres d’IABERD qui auraient un conflit d’intérêt sur le choix final (par exemple employés, éditeurs ou anciens éditeurs, etc.) de la publication.

ARTICLE IX : FINANCES

A. REVENUS
(1) L’association IABERD peut percevoir une aide financière provenant de donations, de subventions et des inscriptions aux réunions scientifiques. Sur ce dernier point, ce qui revient à IABERD est une quote-part des inscriptions à la réunion scientifique.
Les coûts d’inscription sont décidés par le Comité local d’organisation. Le montant de la quote-part due à l’association est décidé par IABERD en coordination avec le Comité local d’organisation.
(2) L’ensemble de ces revenus est employé par IABERD pour constituer un patrimoine financier, déposé sur un compte bancaire.
L’un des mandats de IABERD est de maintenir les fonds de l’association à un niveau suffisant pour lui permettre d’atteindre ses objectifs, tels que définis dans l’article I. « Le niveau suffisant » est défini par les membres de IABERD. Il est réexaminé tous les ans et modifié, s’il y a lieu.

B. DÉPENSES
(1) Engagement : en cas de déficit financier, IABERD assure dans des limites prédéfinis la sécurité financière des réunions scientifiques et des activités connexes telles que cours de formation. La définition de ces limites est établie par IABERD en coordination avec le Comité local d’organisation.
(2) Mise de fonds : une mise de fonds est fournie au Comité local d’organisation dès la réception d’une demande écrite du président du Comité local d’organisation au président de IABERD. Le niveau de la mise de fonds est établi directement par IABERD.
(3) Fonds de soutien : Des fonds de soutien sont assurés aux organisateurs locaux dans le but précis d’aider de jeunes scientifiques, orateurs invités et autres personnes à assister à la réunion scientifique, et de soutenir des activités connexes telles que des cours de formation. La demande des fonds de soutien doit être faite par écrit par le président du Comité local d’organisation au président de IABERD. Les critères pour choisir les bénéficiaires sont définis par le Comité local et ces critères sont portés à la connaissance de IABERD. La quotité attribuée est décidée par IABERD. Des soutiens financiers additionnels peuvent aussi être attribués directement par le Comité local.
(4) Coûts obligatoires : Les frais bancaires, les honoraires des comptables, les honoraires des avocats, et d’autres coûts obligatoires sont pris en charge par le trésorier de l’association sur les comptes bancaires de IABERD, si nécessaire.

C. EXERCICE BUDGETAIRE ET RAPPORT FINANCIER
(1) l’exercice budgétaire de IABERD commence le 1er septembre et finit le 31 août.
(2) le trésorier de IABERD soumet un état détaillé des finances de IABERD (recettes et dépenses) à l’ensemble des membres de IABERD annuellement. À tout moment cependant, n’importe quel membre de IABERD a le droit d’inspecter les comptes de IABERD (ou un rapport détaillé des recettes et dépenses de IABERD), fournis par le trésorier à condition de respecter un délai raisonnable pour une telle requête.

ARTICLE X : FONDS DE RESERVE
En cas de profits importants provenant des revenus de l’association, des fonds de réserve peuvent être constitués. Ces fonds de réserve sont appliqués aux futurs objectifs de l’association, suivant la décision du conseil d’administration.

ARTICLE XI : CHANGEMENT DES STATUTS DE L’ASSOCIATION
Les statuts de l’association peuvent être modifiés, supprimés, ou ajoutés lors de n’importe quelle Assemblée (i) par un vote majoritaire aux deux-tiers, à condition qu’au moins deux-tiers des membres soient présent et votent; (ii) à la majorité de quatre-vingt pour cent du total des voix si moins des deux-tiers des membres sont présents et votent. Si deux-tiers des membres ne sont pas présents ou si une majorité de quatre-vingt pour cent n’est pas atteinte, une assemblée extraordinaire est convoquée dans un délai de trois semaines et la modification des statuts sera définitivement rejetée si elle n’est pas approuvée par au moins deux-tiers des votants.
La demande de modification des statuts doit être faite par écrit au président ou au secrétaire au moins un mois avant la fin d’un exercice. Le secrétaire doit informer à leur tour tous les membres de cette demande, au moins quinze jours avant la prochaine Assemblée.
Aucun changement ne peut être apporté qui modifierait substantiellement les objectifs de l’association tels que décrit dans l’article I des statuts.

ARTICLE XII : DISSOLUTION DE L’ASSOCIATION
L’association peut être dissoute lors d’une réunion de l’Assemblée par un vote majoritaire aux deux-tiers en faveur de la dissolution, à condition qu’au moins deux-tiers des membres soient présents et votent. Si deux-tiers des membres ne sont pas présents, une réunion extraordinaire de l’Assemblée est convoquée dans un délai de trois semaines, et la dissolution est décidée par un vote majoritaire aux deux-tiers des participants, et cette décision est définitive.
La demande doit être faite par écrit au président ou au secrétaire, au moins un mois avant la fin d’un exercice. Le secrétaire doit informer à leur tour tous les membres de cette proposition, au moins quinze jours avant la prochaine réunion de l’Assemblée.
En cas de dissolution de l’association, tous les capitaux disponibles de l’association doivent être distribués, après décision de l’Assemblée, à des œuvres charitables en relation avec l’avancement de la recherche et de la formation dans les domaines de la dosimétrie biologique et de la RPE.